Rechnungen

Auf der Seite wird beschrieben wie eingehende Rechnungen und damit eng verbundene Dokumente wie davorstehende Verträge oder manchmal nachfolgende Zahlungserinnerungen behandelt werden. Wir unterscheiden dabei zwischen Standort-Rechnungen (Rechnungen an den Standort mit einen Termin verbunden), Bewerber-Fahrtkosten (Rückerstattungen für An- und Abreise-Kosten für Bewerber (Teilnehmer) am Vorstellungsgespräch, Scout-Abrechnungen (im Allgemeinen Abrechnungen an Scouts inklusive Spesen-Erstattung) und allen anderen, den Allgemeinen Rechnungen.

Allgemeine Rechnungen

Die Rechnung kommt rein.

1.Schritt: Die Rechnung wird von irgendjemandem geprüft. Wenn Rechnung ok, mit Bleistift einen Haken neben die Rechnungssumme setzen, o.k. und das Kürzel dazu schreiben. KEIN DATUM dazu schreiben!

2. Schritt: Die Rechnung an raw weitergeben.

3. Schritt: Wenn Rechnung in rot von raw abgezeichnet (inkl. Datum), Rechnung scannen.

4. Schritt: Rechnung im Scanfolder umbenennen: Jahr-Monat-Tag (Datum der roten Abzeichnung!)-Rechnung-Empfänger-Rechnungssumme.pdf, z.B.: 2014-03-10-Rechnung-Google-12196,32.pdf

5. Schritt: Öffne ein zweites Fenster. Gehe in: G-Akquis, _Aktuell2014, Rechnungen-und-Co. Dort gibt es 3 Ebenen: Job-Portale-und-Co, SEO-SEM-WEB-SMS, Telefon-und-Co. Verschiebe die Rechnung in den passenden Ordner, je nachdem um was für eine Art Rechnung es sich handelt.

6. Schritt: Mache die Rechnung auf und checke nochmal ob alles passt.

7. Schritt: Die Rechnung in den 4. Stock bringen und bei Frau Kunze ins Fach legen.

Ablauf: Angebot - Rechnung - Mahnung

Das Angebot kommt rein.

Angebot

Wenn das Angebot akzeptiert wird, dann kommt die Rechnung rein:

Rechnung

Wird die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen, oder ist sie bereits beglichen und es liegt ein Fehler aufseiten des Empfängers vor, kommt eine Mahnung:

Mahnung

1. Schritt: In diesem Fall handelt es sich um eine letzte Mahnung. Bei einer letzten Mahnung muss geprüft werden, ob wir wirklich bereits vorher Mahnungen bekommen haben oder ob dies die erste Mahnung ist. Je nachdem kann die Sache unterschiedlich gehandhabt werden. Auf Mahnung angegebenen Rechnungsbetrag kontrollieren. Gehe dazu in die Termin-Datenbank und überprüfe die auf der Mahnung angegebenen Termine mit der jeweiligen Summe.

2. Schritt: Kopiere die Mail und das angehängte PDF (wenn vorhanden) in den Ordner des Termins, in dem auch die Rechnung abgelegt ist.

3. Schritt: Halte Rücksprache mit rw was nun zu tun ist, und leite die Mail an rw weiter.

Standort Rechnungen

Die Rechnung landet im Posteingang, Rechnung in den Ordner EBC-Rechnungen verschieben.

1. Schritt: Drucke die Rechnung aus.

2. Schritt: Gehe in die Datenbank und klicke auf Interview:

Gehe dort auf den richtigen Termin. Gleiche Datum, Summe (Raum und Getränke) mit der Rechnung ab. Achte darauf, dass der Großteil stimmt. Auf 1 oder 2 zu viel berechnete Getränke kommt es nicht an, da oft auch versehentlich weniger berechnet wird, was wir dann auch nicht anmerken. Bei groben Fehlern nachhaken. Schreibe mit Bleistift den Standort auf die Rechnung, beachte dazu von welchem Absender die Mail kommt. Achtung: Nicht immer stimmt die Adresse des Standorts auf der Rechnung mit dem Absender der Mail überein, im Zweifel zählt der Absender. Wenn Rechnung ok, setze mit Bleistift einen Haken neben die Rechnungssumme und schreibe o.k. und dein Kürzel dazu. schreiben. KEIN DATUM dazu schreiben!

3. Schritt: Gebe die Rechnung an raw weiter.

4. Schritt: Wenn Rechnung in rot von raw abgezeichnet (inkl. Datum), scanne die Rechnung.

5. Schritt: Die Rechnung ist jetzt im Scanfolder. Benenne die Rechnung im Scanfolder um: Jahr-Monat-Tag (Datum der roten Abzeichnung!)-Haus-Rechnung-Stadt-Standort-Rechnungssumme.pdf, z.B.: 2014-03-10-EBC-Rechnung-Köln-KölnTurm-60,21.pdf

6. Schritt: Öffne den Termin als zweites Fenster und klicke auf den gelben Ordner oben links. Es erscheint ein Fenster, der Termin-Ordner.

Verschiebe die Rechnung in den Termin-Ordner.

7. Schritt: Trage die Gesamtsumme (Getränke + Raum) in das Feld Raum Miete ein:

8. Schritt: Scrolle mit der Maus einmal vor und zurück und checke nochmal ob die Gesamtsumme eingetragen ist, öffne den Termin-Ordner und dann die Rechnung und checke ob alles passt.

9. Schritt: Wenn alles passt, bringe die Rechnung in den 4. Stock und lege sie bei Frau Kunze ins Fach. Mehrseitige Rechnungen werden getackert.

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerung/Mahnung geht ein.

1. Auf Mahnung angegebenen Rechnungsbetrag kontrollieren. Gehe dazu in die Termin-Datenbank und überprüfe die auf der Mahnung angegebenen Termine mit der jeweiligen Summe.

2. Kopiere die Mail und das angehängte PDF (wenn vorhanden) in den Ordner des Termins, in dem auch die Rechnung abgelegt ist.

3. Halte Rücksprache mit rw was nun zu tun ist, und leite die Mail an rw weiter.

Scout Abrechnungen

Alle Scouts werden in der Regel einmal im Monat abgerechnet, sprich sie bekommen dann eine Zahlung die sich aufgrund der bisher erbrachten Leistung ergibt. Da die Leistung eine kumulative Jahresleistung ist, ist daher besonders bei der letzten Abrechnung für ein Akquisitionsjahr Wert auf richtige Werte zu legen.

Neben der Abrechnungen für die Scouts (also die Zahlungen für die erbrachte Leistung), die automatisch erfolgt, sollten auch Spesen die die Scouts verursacht haben nach Möglichkeit monatlich erstattet werden. Dies erfolgt nach Speseneingang und daher nicht automatisch. Wir sollten trotzdem im Auge behalten wer von den Scouts "Auswärts-Termine" gehabt hat und entsprechend mit der Monatsabrechnung auch an die Spesen erinnern.

Wichtige Unterscheidung: Honorar z.B. für die Fahrzeit ....

Fokus

• Gehe über die aktuelle Datenbank in "Scouts"

• Wähle den abzurechnenden Scout über Scout-Kurzwahl (einfach die ersten beiden Buchstaben des Vor- und Nachnamen eingeben z.B. Ines Böhret = inbö )
• Drücke enter

• Klicke dann auf "Konto"

• Falls folgende Meldung erscheint:

bedeutet das, dass du keinen Fokus hast. D.h. alle müssen die Datenbank schließen und du musst sie als erstes wieder öffnen.

• Gehe in der Datenbank auf Applicant und bei Anreise auf "ja" - wenn du nun die Daten des MA siehst, hast du den Fokus.

• Am besten lässt du dieses Fenster parallel geöffnet, damit du den Fokus behälst.

Konto

Sobald du den Fokus hast, kannst du das Konto des Scouts einsehen, und die einzelnen Termine und Honorare noch mal überprüfen.

• Regulärer Termin = 50 Euro
• NoShow = 10 Euro
• Anreise = je nach Fahrzeit 10Euro/Stunde
• Prämie 1= ab 10 geworbenen MG
• Prämie 2= ab Low Level in der Jahresleistung
• Präme 3= ab Medium Level in der Jahresleistung

Hier siehst du dann, wieviel dem Scout bereits ausgezahlt wurde und was das aktuelle saldo ist:

Um zu überprüfen, ob diese Zahlung tatsächlich bereits durchgeführt wurde, klicke auf den Ordner:

Hier findest du im Unterordner 2014 die bereits durchgführten Zahlungen:

Und die abgezeichneten Honorar-Abrechnungen als pdf:

Zahlung

• Um nun eine neue Auszahlung zu veranlassen gehe auf "Zahlung":

• Öffne hier unbedingt einen neuen Datensatz!

• Hier gibt man nun den Empfänger ein, den Betrag des Saldo (siehe Konto) als Minusbetrag!

• Bei der "kurzen Anmerkung" schreibe: Honorar per Monat

• Gehe einmal auf vor und zurück (Pfeilsymbole unten), damit der Datensatz gespeichert ist

• Klicke nun auf "Abrechnungs-Brief erstellen" :

Falls folgende Fehlermeldung erscheint:

einfach auf ok klicken.

Dann öffnet sich der Brief:

• Zum Ausdrucken unter Eigenschaften "Briefkopfpapier" wählen

Abzeichnen

• Gehe im Datensatz nochmal vor und zurück und dann erneut auf Konto.

• Ist das Saldo = 0 wurde der richtige Betrag abgerechnet:

• Zeichne die Abrechnung mit Bleistift ab (o.k. und Kürzel), und lass sie dann von Robert abzeichnen.

• Scanne das Dokument ein und lege es im Ordner des Scouts ab:

• Im aktuellen Unterordner:

• Un speicher den Scan hier im Format: Jahr-Monat-Tag-Honorar-Monatsname (z.B. 2014-28-03-Honorar-März):

E-mail

Zur Information der Scouts schicke ihnen noch eine Email zu mit der aktuellen Abrechnung als Anhang.

• Betreff: Deine Scout-Abrechnung

• Text: Liebe xxx, anbei der Scan deiner Scout-Abrechnung. Die Zahlung dafür geht heute an dich raus.

• Anhang: abgezeichnete Abrechnung

• CC: Robert, Angelina etc.