SO-Ablauf

Leitfaden für den organisatorischen Ablauf einer Stop-Over-Einladung

• Im Laufe der Annäherung an ein bestimmtes Anreise-Datum wird festgelegt ab zu diesem Datum ein Stop-Over stattfindet. Im Allgemeinen bestimmt sich das im Sommer schon frühzeitig, also im Mai/Juni legen wir fest das es ab dem ersten Juli Wochenende Stop-Over geben wird, das es am Wochenende des Sommerfestes kein Stop-Over gibt, usw. Für andere Wochenenden entscheiden wir erst kurzfristiger ob wir ein Stop-Over machen. Das ist dann standardmäßig am Freitag 10 Tage vor dem zugehörigen Montag der auch Vertragstart ist. Also z.B.:
  Vertragsbeginn Mo.01.09.2014 wird entschieden am Fr.22.08.2014 (also 10 Tage vorher)
  Vertragsbeginn Mo.08.09.2014 wird entschieden am Fr.29.08.2014 (also 10 Tage vorher)
  usw. usw. ...
  Auch von dieser Standard-Vorgehensweise kann es natürlich Abweichungen geben.

• Sobald entschieden ist, das es für eine bestimmtes Wochenende (und damit für ein bestimmtes Anreise-Datum) ein Stop-Over gibt, reihen sie die Mitarbeiter in diese (virtuelle) Stop-Over-Schlange ein. Wenn wir die Unterlagen schon früher als am Freitag 10 Tage vor dem Stop-Over haben, werden diese (nach Prüfung, ...) auf dieses Datum zur Wiedervorlage gelegt (Status=Bestätigung/Datum=Freitag/Schema=SO-Einladung zusenden).

Bis dahin finden keine weitern Aktionen von unserer Seite statt. Die Einladung wird auch nicht vor diesem Freitag versendet, auch wenn der Bewerber sich davor telefonisch meldet und nach seiner Anreise fragt.

• Am Freitag werden dann vor dem Feierabend alle SO-Einladungen rausgesendet. Im Feld VE_SollDatum_und_Zeit muss vor dem Raussenden ein sinnvolles Datum und Uhrzeit hinterlegt werden. Dies sollte immer der kommende Montag sein. Eine sinnvolle Uhrzeit wäre 11 Uhr. Diese 2 Daten werden dann der Email automatisch hinzugefügt und der Bewerber weiß, wann er die Einladung bestätigen soll. Alle Datensätze werden dann auf kommenden Montag gelegt.

• Erfahrungsgemäß ist es so, dass am Montag schon einige Bewerber auf den Anrufbeantworter bestätigt haben obwohl in der Mail der Montag festgelegt wird. Diese Bewerber müssen natürlich trotzdem angerufen werden. Ein Bestätigungsgespräch muss immer persönlich stattfinden.

Montag früh werden dann an alle, die noch nicht bestätigt haben, SMSen verschickt. Hierfür benutzen wir die Vorlage Inform-StopOverEinladung.

Das Aktions-Schema wird dann auf StopOverEinladung-Bestätigen gesetzt. Die Datensätze werden auf Dienstag geschoben.

• Jene Bewerber, die bis Dienstag Mittag noch nicht bestätigt haben, bekommen dann eine weitere SMS. Diese heißt Rückruf - StopOver. Die Datensätze werden noch einmal verschoben, auf Mittwoch. Ab diesem Zeitpunkt sollten alle Bewerber, die noch nicht bestätigt worden sind, immer im Auge behalten werden.

• Und hier sieht man dann, wie man eine SO-Bestätigung führt und was man dabei beachten muss. In so einem Gespräch kommt es aber auch manchmal dazu, dass der Bewerber nicht zum SO anreisen kann. Dafür kann es verschiedene Gründe geben. Da das SO eine Einladung und keine Pflichtveranstaltung ist, bieten wir Bewerbern auch die Möglichkeit einer Direktanreise an. Den Ablauf einer DA kann man auf dieser Seite einsehen DA-Ablauf

Hier alles noch einmal kurz die einzelnen Schritte nachdem festgelegt wurde, dass ein SO stattfindet:

• Freitag raussenden der SO-Einladungen, Datensätze auf Montag legen, Aktionsschema auf SO-Einladung zusenden
• Montag 10 Uhr Erinnerungssms InformStopOverEinladung - Datensätze werden auf Mittwoch gelegt, Aktionsschema auf SO-Einladung bestätigen
• Mittwoch 15 Uhr SMS Rückruf-StopOver an jene Bewerber die noch nicht bestätigt haben - Datensätze werden auf Donnerstag gelegt
• Donnerstag werden die nicht bestätigten Bewerber angerufen und es wird nachgefragt
• Alle Bewerber die zugesagt haben werden auf den Montag 8 Uhr nach dem Anreisewochenende gelegt, Status auf Rückmeldung, Aktionsschema auf TeamAnreiseCheck. In der Anreiseliste wird mit SOZ,SOA oder SOF vermerkt wie der Bewerber anreist, mit OK wird vermerkt, dass die Anreise vom Bewerber bestätigt wurde