Vertragskreislauf

Die Seite skizziert, wie der Vertragskreislauf beginnend mit der Zusage nach dem Vorstellungsgespräch, des Vertragsausganges per Brief oder per Mail oder nur der mündlichen Zusage bishin zum Eingang der diversen, zum Vertrag gehörigen Unterlagen und der abschließenden Prüfung.

Zusage nach Termin

• LF = Langfristige Zusage
  Für alle Bewerber, deren Starttermin so weit in der Zukunft ist, dass 2 Wochenenden zwischen dem Zeitpunkt dieses Zusagegesprächs und dem Starttermin liegen.
  • Typischer Fall: Zusage Mitte Februar, Start im Sommer
  • Vertragsausgang per Brief
• MF = Mittelfristige Zusage
  Für alle Bewerber, deren Starttermin am Ende der nächsten Woche liegt, also 1 Wochenende zwischen dem Zusagegespräch und dem Starttermin liegt. Dasselbe gilt für alle Bewerber, deren Starttermin weiter in der Zukunft liegt, aber durch diverse Umstände (Urlaub, Exkursion,...) sich dieser Zeitraum voraussichtlich entsprechend verkürzen wird.
  • Typischer Fall: Termin am Mi 20. Mai, Zusage am Fr 22. Mai mit Startvereinbarung Mo 1. Juni. Es liegt daher 1 Wochenende zwischen dem Zusagegespräch und dem Startwochenende.
  • Vertragsausgang per Mail mit der Vorgabe einen digital ausgefüllten Personalbogen + zugehörige, digitale Anhänge per Mail wieder zurückzusenden.
• KF = Kurzfristige Zusage
  Nur für jene Bewerber, die sofort starten wollen (also KEIN Wochenende zwischen dem Zusagegespräch und dem Starttermin liegt) und wo es aufgrund der Umstände keinen Sinn mehr macht, qualifizierte Unterlagen per Mail einzufahren.
  • Typischer Fall: Vorstellungsgepräch am Do 28. Mai, Zusagegespräch am Fr 29. Mai mit Start sofort, also am Mo 1. Juni.
  • Vertragszusage mit Auflage uns ein vernünftiges Foto für den Mitarbeiterausweis zuzusenden.

Unterlageneingang

• Briefeingänge werden automatisch von Agnes bearbeitet und in der Datenbank auf den entsprechenden Status gesetzt. Agnes schreibt darüber keine eigene Email. Wer also pünktlich seine Unterlagen schickt, fällt uns auch nicht weiter auf.
• Maileingänge, die im Konto job@wesser.de oder kontakt@wesser.de landen, werden naturgemäß vom Recruitment bearbeitet.
  • Vorläufige Unterlagen, wie z.B. Foto per Mail noch bevor der zugehörige Brief bei uns eintrifft, werden von uns kurz geprüft und abhängig vom Ergebnis passiert folgendes:
    • Prüfung positiv: Wenn alle benötigten Anhänge vom Bewerber mitgesendet wurden, wird ihm mit der Email "Unterlageneingang" dies bestätigt. Die Mail des Bewerbes wird dann an Agnes weitergeleitet. Beim Weiterleiten wird die ursprüngliche Betreffzeile mit dem Startdatum des Bewerbers überschrieben. Sowohl der Unterlageneingang, als auch das Weiterleiten wird entsprechend kurz im Memo-Feld des Bewerbers protokolliert. Anschließend den Status des Bewerbers auf "Bestätigung" setzen und im Aktions-Schema "In Stammdaten anlegen" auswählen.
    • Prüfung negativ: Bei einfachen Zusammenhängen und wenn noch genug Zeit ist, schreiben wir eine Email zurück, die das entsprechend geklärt und vermerkt. Bei komplexeren Angelegenheiten, diese direkt mittels eines telefonischen Gesprächs klären und im Memo-Feld vermerken. Ist der Bewerber nicht zu erreichen, dann eben entsprechend um Rückruf ersuchen.
  • Beim typischen, mittelfristigen Unterlageneingang der aufgrund einer mittelfristigen Zusage per Mail bei uns eintrifft, machen wir eine grobe Einschätzung der Unterlagen, die im Wesentlichen darüber entscheiden, ob wir diese Email als Bestätigung der Anreise akzeptieren oder nicht. Folgendes ist dabei zu überprüfen:
    • Personalbogen mit Name, Anschrift, Bankverbindung, Steuer-ID, Rentenversicherungsnummer oder dazugehörige Zeile darunter mit Geburts- Name, Datum, Ort, Land.
      • Wenn eines oder mehrere dieser Elemente fehlen, muss das in der entsprechenden Bestätigungsemail vermerkt werden.
    • Zum Personalbogen dazugehörige Unterlagen, wie sie dort in roter Schrift vermerkt sind.
      • Typischerweise Studienbescheinigung, die mindestens den Beginn der Arbeitszeit abdeckt.
      • Sind die zugehörigen Unterlagen nicht vollständig, muss dies entsprechend in der Bestätigungsemail vermerkt werden.
    • Pass oder Perso als Scan oder Foto oder Vergleichbares in akzeptabler Qualität.
    • Foto in geeigneter Form für den Mitarbeiterausweis.