Ad-Hoc-Termin

Allgemein

Definition

• "ad hoc" beschreibt im Allgemeinen eine Handlung, die sozusagen aus dem Stehgreif heraus ensteht.
• In unserem Fall bedeutet das, dass bei einem Ad-Hoc-Termin vom Scout selber spontan entschieden wird, wo und wann ( Datum + Uhrzeit) das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber stattfindet.
• Grund hierfür ist, dass wir nicht in allen Regionen Deutschlands einen festen Standort haben. Trotzdem müssen diese Regionen abgedeckt werden, damit die Fahrtwege für den Bewerber nicht zu lang werden.

Wann werden Ad-Hoc-Termine vereinbart

• Die Entscheidung für einen Ad-Hoc-Termin wird bereits beim Jobinfogespräch getroffen. Beim Abgleich der Stammdaten des Bewerbers wird festgestellt, ob seine Adresse (Wohnort) in die Regionen fällt, für die wir Ad-Hoc-Termine vereinbaren. (Bzw. ob es hinsichtlich des Fahrtweges/Fahrtdauer sinnvoller ist, den Bewerber besser zu einem Ad-Hoc-Termin anreisen zu lassen, als zu einem unserer festen Standorte)
• Erklärt sich der Bewerber nach Erläuterung damit einverstanden, wird der Ad-Hoc-Termin in die Datenbank eingetragen und der entsprechende Scout von uns informiert.

Regionen für Ad-Hoc-Termine

• Es ist explizit festgelegt, in welchen Regionen/wo Ad-Hoc-Termine stattfinden und welcher Scout jeweils hierfür zuständig ist:
  • Augsburg - Carla Holland
  • Bremen - Maria Iossifidou
  • Chemnitz & Passau - Melanie Büche
  • Paderborn & Münster - Stephanie Lerke
  • Rostock - Anne Querner
  • Innsbruck - Benedikt Handler

Location

• Als Location sollte ein passendes (studentisches) Café o.ä., mit einer ruhigen Ecke, in der man sich gut unterhalten kann gewählt werden.
• Idealerweise ist es zentral bzw. in der Nähe des Bahnhofes gelegen, sodass dieses für den Bewerber auch leicht zu finden ist. (Trotzdem bitte auf eine ANGEMESSENE Location achten!)
• Info: Quittungen für Getränke, die beim Termin konsumiert wurden, einmal im Monat, entsprechend dem Muster für Kostenerstattungen, einreichen.

Ablauf

Generell gilt: Checke deine Mails regelmäßig, damit unsere Info auch ankommt! :-D

Jobinfo-/Einladungsgepräch

• Wie bereits erwähnt, wird nach Entscheidung zur Einladung und beim Abgleich des Wohnortes vom Bewerber entschieden, ob ein Ad-Hoc-Termin vereinbart wird.
• Hierzu legen wir im Anschluss an das Gespräch einen 'leeren Termin' an:

• Der zuständige Scout erhält direkt danach eine Email von uns, die die Informationen zum Bewerber und die Bitte, diesen innerhalb von 12h zu kontaktieren und uns innerhalb von 24h Bescheid zu geben, enthält.

Erstpaket am selben Tag

• Der Scout sollte den Bewerber unmittelbar nach Erhalt und Lesen der Mail bis spätestens in die Abendstunden zum ersten Mal telefonisch kontaktieren. Wenn dieser nicht zu erreichen ist, spricht der Scout ihm auf die Mailbox bzw. verschickt eine SMS und/oder Email.
• Im gleichen Zuge informiert der Scout uns per Email wie der Stand der Dinge ist, sodass auch wir eine genaue Information darüber haben, auf welchem Status sich der Bewerber befindet. Am besten setzt ihr uns bei eurer Kontakt Email auf Cc (job@wesser.de), so sind wir direkt informiert und für ihn fällt automatisch weniger Arbeit an. Außerdem vermeidet ihr so, dass ihr, wenn ihr auf 'Antworten' klickt, nur einem von uns antwortet und eben nicht das komplette Team die Info erhält. Die Info muss uns in jedem Fall bis spätestens zum nächsten Tag 08:00 Uhr Vormittag vorliegen.
• Hierbei spielt es keine Rolle, ob der erste Kontaktversuch ein
  • Erfolg (Scout kann Bewerber erreichen und sie vereinbaren einen Termin)
  • Verzug (Scout kann Bewerber erreichen, Terminvereinbarung verschiebt sich aber aus sonstigen Gründen)
  • Misserfolg ist. (Scout kann Bewerber nicht errreichen).
• Wir brauchen in jedem Fall eine Information, ansonsten wird der Scout angemahnt!

Zweitpaket am nächsten Tag

• Erhält der Scout vom Bewerber keine Rückmeldung innerhalb der 24h, kontaktiert er ihn nach Ablauf dieser Zeit ein zweites Mal. Auch hier wird uns der Stand der Dinge danach sofort per Email mitgeteilt. (Oder eben auf Cc setzen).
• Falls der Scout den Bewerber wieder nicht erreichen kann, muss er nach der Mitteilung an uns nichts mehr machen. Der Bewerber wird von uns auf 'NoShow' und 'Ablage' gesetzt, kann sich aber, indem er sich bei uns meldet, natürlich wieder reaktivieren.
• Sollte der Bewerber sich später noch bei dir melden, vereinbare einen Termin mit ihm und informiere uns per Mail wie oben beschrieben.
• Inhalt der Mail: Datum, Uhrzeit und Ort des Termins.

Nach dem Termin

• Schicke uns nach deinem Termin am besten sofort deine Unterlagen (Bewertungen zu den Bewerbern) aber allerspätestens bis zum nächsten Morgen um 6:00 Uhr
• Beim Ad-Hoc-Termin gilt Pünktlichkeit wie bei einem direkten Termin. Wie immer solltest du die „akademische Viertelstunde“ abwarten. Meldet sich der Bewerber zu spät halte den Termin nicht sondern verschiebe ihn oder verweise ihn auf uns zurück.