Anrufbeantworter - Maileingang

Maileingang (Bearbeitung, sobald eine Mail eingeht)

Allgemein

Cloud-Anrufbeantworter

Im Gegensatz zu unserem "alten" Anrufbeantworter ist der neue IP-AB in der "Cloud", also im Internet zu finden. Alle Aufnahmen die dort jemand draufspricht werden zuerst mal gespeichert und dann in Folge zu uns per Mail, in Form einer angehängten Audiodatei, zugesendet. Diese Mail wird in den aktuellen Einstellungen an das gemeinsame Postfach "Wesser-Job-Haus" gesendet.

Vorgehensweise

Posteingang

Im Posteingang „Wesser Job-Haus“ die E-Mail öffnen.

Anhand der Telefonnummer den Anrufer identifizieren und in der Access Datenbank heraussuchen. Den Button "AB" drücken und die aus der Email herauskopierte Anrufzeit einfügen.

AB-Direktwahl

Die Voicemail abhören (ein extra Headset muss geholt und an den PC in die senkrechten USB-Stecker angeschlossen werden und der VLC-Player als Standardbrowser eingestellt werden), dann Telefonnummer kopieren und in der Datenbank suchen. Die Anrufbeantworter Nachricht bei dem Bewerber vermerken und den Status des Bewerbers anpassen und ggfs. die Information an den richtigen Ansprechpartner weitergeben.

Mail fertig bearbeitet

Sobald die Mail bearbeitet wurde, wird sie ins Archiv verschoben. Wenn die Nachricht für eine andere Abteilung ist, muss die Mail entsprechend weitergeleitet werden.

Voicemail in der Cloud löschen

Nachdem die Mail bearbeitet wurde, muss die Voicemail in der Cloud gelöscht werden, da nur begrenzt Speicherplatz vorhanden ist. Hierfür gibt es eine extra Taskliste: "Anrufbeantworter-Datenpflege"