Fahrtkosten-Bewerber: Unterschied zwischen den Versionen

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4. Fahrkarten bzw. zurückgelegte Fahrtroute
 
4. Fahrkarten bzw. zurückgelegte Fahrtroute
  
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==Anträge bearbeiten==
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Anträge für eine Fahrtkostenerstattung können digital oder analog bei uns eingehen.
  
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Anträge für eine Fahrtkostenerstattung können per Email oder per Post bei uns eingehen. Üblicherweiße kommen Zugtickets per Post, zurückgelegte Fahrtrouten per Auto kommen meistens per Email. Außnahmen bestätigen jedoch die Regel.
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=====digitale Fahrtkostenrückerstattung (FKE):=====
  
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- Email des Bewerbers befindet sich in '_P2_Fahrtkosten'.
  
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Das ist der Fall wenn Zugtickets per Mailscan bei uns eingehen. Diese werden trotzdem von uns bearbeitet wenn o.g Punkte 1 - 3 zutreffen.  
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[[Datei:FKE Email-Ordner.png]]
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Eine weitere Ausnahme ist wenn ein Bewerber per Mitfahrgelegenheit angereist ist. Dafür brauchen wir eine Quittung des Fahrers.
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[[Datei:Email Bewerber.png]]
  
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- Bewerber in der Datenbank identifizieren.
  
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Wenn alles vollständig vorliegt, kann man mit der Bearbeitung beginnen. Als erstes sollte man einen Dateiexplorer öffnen und dann Pool (G:) auswählen. Danach wird der Ordner G-Akquis geöffnet. Relativ weit oben kann man den Ordner _Aktuell 20** (sollte dann das aktuelle Jahr sein) öffnen. Danach klickt man auf Vorlagen, dann pdf und dann auf Fahrtkostenrückerstattung.
 
  
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[[Datei:Bewerber.png]]
  
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Dort kann man dann zwischen 2 Ordnern wählen. Den ÖVM (Öffentliche Verkehrsmittel) oder den Ordner Auto (Selbstanreise zum Vorstellungsgespräch mit dem PKW oder per Mitfahrgelegenheit). Normalerweise steht beim Anschreiben des Bewerbers schon drauf wie der/diejenige zum Vorstellungsgespräch angereist ist. Sollte das nicht der Fall sein, kann man gerne zum Hörer greifen. (Das kann man auch machen
 
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wenn allgemein etwas bei dem Fahrtkostenantrag unverständlich ist)
 
  
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Da wir bundesweit Vorstellungsgespräche anbieten, haben wir nicht nur eine PDF-Vorlage. Mit einem Doppelklick öffnet man den jeweiligen Ordner und alle Akquisitionsorte werden dann aufgelistet.
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- Wenn Bewerber mit der Bahn gekommen ist, dann Email und die beigefügten Tickets ausdrucken.
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Man wählt einfach die Stadt aus in der der Bewerber beim Gespräch war (Beispiel : Stuttgart.pdf) und öffnet die benötigte pdf per Doppelklick. Es öffnet sich eine pdf die dann ausgefüllt werden muss.
 
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Nicht ausgefüllte Felder sind hellblau unterlegt. Jedes Feld sollte ausgefüllt werden. Die einzige Ausnahme ist die Kontonummer und die BLZ. Diese müssen nicht ausgefüllt werden WENN Iban und BIC vorliegen.
 
  
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Manchmal kommt es nämlich vor, dass ein Bewerber nur den IBAN und den BIC schickt. Sollten jedoch alle Daten vorliegen, wird jedes einzelne Feld ausgefüllt.  
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- Wenn Bewerber mit dem Auto angereist ist, dann Email mit der Kilometerzahl ausdrucken.
  
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Was passiert wenn ein Bewerber die Bank nicht angibt? In diesem Fall kopiert man den BIC und gibt diesen in google ein. Die dazugehörige Bank wird dann problemlos gefunden.
 
  
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Die Höhe der zu erstattenden Kosten ist bei einer Anreise mit dem Zug nicht schwer auszurechnen. Der Betrag steht üblicherweiße auf dem Ticket. Bei einer Anreise mit dem Auto ist das dann schon etwas schwieriger zu erkennen.
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=====analoge Fahrtkostenerstattung (FKE):=====
  
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Die Bearbeitung von so einer Erstattung enthält folgende Schritte:
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- Fahrtkosten (FK) kommen per Post.
  
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1. Man geht zu dem Datensatz des Bewerbers
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- FK befinden sich in der Ablage "Fahrtkostenerstattung".
  
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2. Rechts von dem Feld "Ort" befindet sich ein Button mit einer Weltkugel. Dort klickt man drauf und wird zu Google Maps weitergeleitet.
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- Wenn der Bewerber mit der Bahn angereist ist, wird das Ticket auf ein weißes DIN A4 Blatt geklebt.  
  
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3. Nun kann man die jeweiligen Adressen für eine Routenplanung eingeben und die Route berechnen lassen
 
  
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4. Man nimmt die Fahrtroute mal 2 und trägt diese Zahl im Feld "Anreise per PKW: gesamte Strecke" ein.
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=====zu digitalen und analogen Anträgen=====
  
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5. Dann nimmt man die Summe und nimmt diese mal 0,15.  
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- Prüfen, ob der Bewerber schon FK erhalten hat (im Feld "Bank" prüfen, ob das Feld leer ist und ob Mail "FahrtKostOK" versendet wurde).
  
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Sobald alles ausgefüllt ist, gibt man links unten das aktuelle Datum an und schickt die PDF zum Drucker. Die PDF für ÖVM besteht aus zwei Seiten, da man das zweite Blatt, wenn benötigt, zum draufkleben für die Tickets verwenden kann. Manchmal schicken die Bewerber auch ein Anschreiben auf dem dann genug Platz für die Tickets ist. In diesem Fall braucht man die zweite Seite nicht und kann diese als Schmierzettel weiter verwenden. Die PDF für die Anreise mit dem Auto besteht hingegen nur aus einer Seite. Falls aber jemand eine Quittung für die Anreise mit einer Mitfahrgelegenheit schickt, nimmt man einfach ein weißes Blatt und klebt die Quittung dort drauf (falls die Quittung nicht schon auf einem A4-Blatt geschrieben wurde.
 
  
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Es gibt auch den Fall, dass jemand sowohl mit dem Auto als auch mit dem Zug angereist ist. Für so eine Fahrtkostenerstattung öffnet man den Ordner Auto und wählt die PDF Auto & Bahn aus.  
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[[Datei:Bank.png]]
  
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Die ausgedruckte Fahrtkostenerstattung wird dann mit dem Vermerk "i.A. (im Aufrag)" + der eigenen Unterschrift unterschrieben.
 
  
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Der fertige Antrag wird nun in den Druckerraum gebracht und dort in den richtigen Ordner gescannt.  
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- Wenn noch keine FK erstattet wurden, dann in Feld "Start-Ort zum Termin" den Startort eintragen (oft ist es der Wohnort oder der nächste Bahnhof).
  
  
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FOTO ?
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[[Datei:Start Ort zum Termin.png]]
  
  
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Dann tackert man die Blätter zusammen, bringt alles in den 4. Stock und legt es in das Kästchen von Frau Kunze.
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- Wenn der Bewerber mit dem Auto angereist ist, erhält er eine Pauschale von 0,15€ pro Kilometer. Dazu wird auf das Kästchen [[Datei:Stift.png]] geklickt. Es werden die Kilometer von PLZ zu PLZ berechnet, diese Zahl wird mit den angegebenen Kilometern verglichen, wenn soweit alles passt, kann der Betrag berechnet werden.
  
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Der letzte Schritt ist dann das Ablegen von dem Scan in den richtigen Ordner. Man geht auf den Datensatz vom Bewerber und legt dort die PDF wie folgt im Scan-ID ab :
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- Danach muss man im Feld "Bank" die Kontodaten eintragen:
  
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Fahrtkosten-Tag-Monat-Jahr-Uhrzeit-00-Vorname-Nachname.pdf
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        - Wenn die Bankverbindung in der Email mit drin ist, wird sie dort raus kopiert.
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        - Wenn die Bankverbindung nicht in der Email ist, der Bewerber aber ins Team angereist, kann die Bankverbindung aus dem Wesser Studio entnommen werden.
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        - Wen die Bankverbindung weder in der Mail noch im Wesser Studio ist, muss nach der Bankverbindung beim Bewerber nachgefragt werden --> Mail wird dann in einen Unterordner "FKE" im grünen Ordner des Bewerbers verschoben.
  
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[[Datei:ausgefüllte Bankdaten.png]]
  
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- Wenn die IBAN vorhanden ist und im Feld Bank eingetragen wurde, dann muss die IBAN überprüft werden. Dazu muss man das Feld [[Datei:IBAN.png]] anklicken. Es öffnet sich die Seite eines Ibanrechners, dann muss man die IBAN einfügen und wenn 4 gründe Hacken vorhanden sind, ist die IBAN in Ordnung.
  
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[[Datei:IBAN-rechner.png]]
  
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- Die unteren Felder mit "Ja/Nein?" wird mit "Ja" anklickt, dann wird der Preis der erstattet wird in  das Feld "Betrag" eingepflegt und zum Schluss wird noch das aktuelle Datum eingefügt.
  
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- Danach druckt man die FKE aus, indem man auf [[Datei:FKE.png]] klickt. Die Seite wird in Farbe ausgedruckt und unterschrieben.
  
  
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- Dann wird die Seite "FKE" mit der Email und dem Ticket gescannt.
  
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- Die Seiten werden getackert und in das Fach "Irene Kunze" abgelegt.
  
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- Der Scan mit den FKE  wird im grünen Ordner des Bewerbers ("Datum-FK-Zahlung") abgelegt.
  
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'''Verschiedene Fälle'''
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[[Datei:Grüner Ordner.png]]
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[[Datei:FKE-Ordner.png]]
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- Mail an den Bewerber wird verschickt, indem man auf das Kästchen mit dem [[Datei:@.png]] klickt.
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=====zu digitale Anträge=====
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- Zum Schluss wird die Mail vom Postfach verschoben.
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''Noch zu klärende Punkte''
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Bewerber hat FK geschickt, hat aber noch keine Zusage erhalten und keine Bankverbindung mitgeschickt

Aktuelle Version vom 2. Februar 2017, 15:41 Uhr

Fahrtkostenerstattung für Bewerber die beim Vorstellungsgespräch waren


Was braucht man um eine Fahrtkostenerstattung zu bearbeiten?

1. Name des Bewerbers

2. Ort und Datum des Vorstellungsgespräches

3. Vollständige Bankdaten

4. Fahrkarten bzw. zurückgelegte Fahrtroute

Anträge bearbeiten

Anträge für eine Fahrtkostenerstattung können digital oder analog bei uns eingehen.

digitale Fahrtkostenrückerstattung (FKE):

- Email des Bewerbers befindet sich in '_P2_Fahrtkosten'.

FKE Email-Ordner.png Email Bewerber.png

- Bewerber in der Datenbank identifizieren.


Bewerber.png


- Wenn Bewerber mit der Bahn gekommen ist, dann Email und die beigefügten Tickets ausdrucken.

- Wenn Bewerber mit dem Auto angereist ist, dann Email mit der Kilometerzahl ausdrucken.


analoge Fahrtkostenerstattung (FKE):

- Fahrtkosten (FK) kommen per Post.

- FK befinden sich in der Ablage "Fahrtkostenerstattung".

- Wenn der Bewerber mit der Bahn angereist ist, wird das Ticket auf ein weißes DIN A4 Blatt geklebt.


zu digitalen und analogen Anträgen

- Prüfen, ob der Bewerber schon FK erhalten hat (im Feld "Bank" prüfen, ob das Feld leer ist und ob Mail "FahrtKostOK" versendet wurde).


Bank.png


- Wenn noch keine FK erstattet wurden, dann in Feld "Start-Ort zum Termin" den Startort eintragen (oft ist es der Wohnort oder der nächste Bahnhof).


Start Ort zum Termin.png


- Wenn der Bewerber mit dem Auto angereist ist, erhält er eine Pauschale von 0,15€ pro Kilometer. Dazu wird auf das Kästchen Stift.png geklickt. Es werden die Kilometer von PLZ zu PLZ berechnet, diese Zahl wird mit den angegebenen Kilometern verglichen, wenn soweit alles passt, kann der Betrag berechnet werden.

- Danach muss man im Feld "Bank" die Kontodaten eintragen: 

        - Wenn die Bankverbindung in der Email mit drin ist, wird sie dort raus kopiert.
        - Wenn die Bankverbindung nicht in der Email ist, der Bewerber aber ins Team angereist, kann die Bankverbindung aus dem Wesser Studio entnommen werden.
        - Wen die Bankverbindung weder in der Mail noch im Wesser Studio ist, muss nach der Bankverbindung beim Bewerber nachgefragt werden --> Mail wird dann in einen Unterordner "FKE" im grünen Ordner des Bewerbers verschoben.

Ausgefüllte Bankdaten.png

- Wenn die IBAN vorhanden ist und im Feld Bank eingetragen wurde, dann muss die IBAN überprüft werden. Dazu muss man das Feld IBAN.png anklicken. Es öffnet sich die Seite eines Ibanrechners, dann muss man die IBAN einfügen und wenn 4 gründe Hacken vorhanden sind, ist die IBAN in Ordnung.

IBAN-rechner.png

- Die unteren Felder mit "Ja/Nein?" wird mit "Ja" anklickt, dann wird der Preis der erstattet wird in das Feld "Betrag" eingepflegt und zum Schluss wird noch das aktuelle Datum eingefügt.

- Danach druckt man die FKE aus, indem man auf FKE.png klickt. Die Seite wird in Farbe ausgedruckt und unterschrieben.


- Dann wird die Seite "FKE" mit der Email und dem Ticket gescannt.

- Die Seiten werden getackert und in das Fach "Irene Kunze" abgelegt.

- Der Scan mit den FKE wird im grünen Ordner des Bewerbers ("Datum-FK-Zahlung") abgelegt.

Grüner Ordner.png

FKE-Ordner.png

- Mail an den Bewerber wird verschickt, indem man auf das Kästchen mit dem @.png klickt.

zu digitale Anträge

- Zum Schluss wird die Mail vom Postfach verschoben.



Noch zu klärende Punkte Bewerber hat FK geschickt, hat aber noch keine Zusage erhalten und keine Bankverbindung mitgeschickt

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