Download

Interessierte können Bewerbungen auf verschiedenen Wegen zu uns schicken. Angefangen per Mail, bis hin zu Jobportalen (siehe Seite Jobportale) oder per Onlinebewerbung über unsere Homepage. Zu den täglichen Aufgaben gehört daher auch der Download der Bewerbungen von unserem Server.

Kurze Übersicht

Erst einmal wird die Datenbank für das aktuelle Jahr geöffnet. Daraufhin befindet man sich im Hauptmenü der Access Datenbank und hat somit die Möglichkeit verschiedene Bereiche zu öffnen. Für den Download klickt man auf das Feld Daily-Tasks. Da wir die Anzahl aller Bewerbungen dokumentieren, wird als nächstes das Integrationsprotokoll (kurz i-Pro) geöffnet. In dieser Excelltabelle wird jeden Tag die Anzahl der Bruttobewerbungen aufgenommen. Einige Bewerbungen gehen manchmal doppelt über unseren Server ein oder sind schon mal aufgenommen worden. Solche werden im Feld Gelöscht aufgenommen. Ist eine Bewerbung doppelt, wird diese in dem Feld mit -1 aufgenommen. Und so geht es dann bei jeder weiteren doppelten Bewerbung weiter.

Beispiel: 20 Brutto Bewerbungen und davon sind 3 doppelt. In dem Feld Gelöscht wird also -3 eingefügt.

Des Weiteren gibt es auch Fälle in denen wir eine Bewerbung ablehnen oder aus bestimmten Gründen nicht anrufen. Solche Fälle sind Bewerber bei denen es sofort ersichtlich ist, dass Sprachkenntnisse nicht ausreichen. Wie sieht man sowas? Der Bewerber schreibt im Anschreiben Englisch oder mit einem ganz schlechten Deutsch. Diese Bewerber bekommen je nach Situation die Absagemail Sprachdefizit-EN oder die Email Auskunft-Vertröster ST.N.

Es sind aber nicht nur Bewerber mit schlechten Sprachkenntnissen, die nicht angerufen werden. Manchmal fehlt auch einfach nur die Telefonnummer (Email: Rückruf-Telefonnummerfehlt), der Bewerber ist noch minderjährig und wird auch nicht im Laufe seiner angegebenen Arbeitszeit volljährig sein (Email: Auskunftminderjährig), der Bewerber gibt an, dass er nur in einer bestimmten Region arbeiten kann und möchte (Email: Auskunft-Ortsgebunden), es wird angegeben, dass der oder diejenige nur einen Neben/Teilzeitjob sucht (Email: Auskunft-Ortsgebunden) der Bewerber befindet sich im Ausland und gibt auch keine Nummer an unter der man ihn/sie erreichen kann (Rückruf:Auslandsaufenthalt), der Bewerber hat nicht genügend Arbeitszeit angegeben - Mindestdauer muss 3 Wochen sein - (Email: Auskunft-nicht genügend Arbeitszeit) oder der etwas seltenere Fall, dass jemand einen komplett anderen Job sucht und das aus dem Anschreiben ersichtlich ist (Email: Auskunft-FalscherJob).

Diese Datensätze werden im Feld Nichtig aufgenommen.

Beispiel: 20 Brutto Bewerbungen, 3 Doppelte und 2 Nichtige = Brutto 20, -3 Doppelt, -2 Nichtig. Im Feld Netto wird also 15 angegeben.

Das war nun eine Zusammenfassung um sich etwas reinzulesen. Nun zur eigentlichen Bearbeitung der Datensätze.

1) Die Datenbank wird geöffnet 2) Man navigiert bis zum Feld i-Pro und öffnet die Excelltabelle.

Ganz Links von dem Feld i-Pro befindet sich der Button Download. Dort klickt man drauf und wartet kurz bis sich ein Neues Fenster mit dem Internet Explorer öffnet. Man öffnet das oberste Feld neue Bewerber und vergleicht die Zahl mit der, der eingegangenen Mails in Outlook.

Wie ist das zu verstehen? Wir haben in unserem Akquisitionspostfach von Outlook einen Ordner Online Bewerbungen. Das ist eine Verknüpfung zu unserem OnlineServer und in diesen Ordner gehen Bestätigungsemails von allen neu eingegangenen Bewerbungen ein. Manchmal verirren sich auch Empfehlungsmail in diesen Ordner. Diese werden ohne weitere Beachtung in den Ordner Referenzen verschoben, da sie für die Bearbeitung des Downloads nicht von Bedeutung sind. Die Anzahl der Emails sollte dann mit der Zahl vom Feld neue Bewerber übereinstimmen. Es gibt selten Differenzen, falls aber doch, muss jede Email im Postfach dem Bewerber von der Datenbank zugeordnet werden. Nach kurzem Check findet man dann recht schnell das Problem. Wichtig ist, mehr Onlinebewerbungen aber weniger Emails ist nicht so schlimm wie viele Emails aber weniger Bewerber auf unserem Server.

Die Zahlen wurden nun abgeglichen und nun geht der eigentliche Teil der Bewerberaufnahme vor. Man geht zurück zum zuvor geöffneten Internetexplorer und navigiert zum Feld Downloads. Man öffnet den Button Bewerbungen und geht dann Schritt für Schritt vor.

1. Klick auf CSV erstellen - > Es erscheint die Meldung dass gespeichert werden soll weil die Daten sonst verloren gehen 2. Klick auf Download -> Speichern unter 2.1. Beim ersten Mail muss erstmal zum richtigen Ordner navigiert werden. Dieser ist Pool (G:) - > G-Akquis - > Bewerber - > Und dann das Aktuelle Jahr 3. Klick auf leeren

Kurzer Check indem man Links oben auf Menü klickt und nochmal das Feld neue Bewerber öffnet. Dieses sollte nun leer sein. ACHTUNG: Es ist möglich, dass in derselben Sekunde eine weitere Bewerbung eingegangen ist. Davon sollte man sich nicht verwirren lassen. Diese neue Bewerbung wird beim nächsten Download, der üblicherweise am nächsten Tag gemacht wird, bearbeitet.

Die Bewerbungen sind nun herruntergeladen worden. Man schließt den Internetexplorer und geht zurück zum Hauptmenü der Datenbank. Neben dem Feld Download befindet sich auch das Feld UpLoad. Beim nächsten Schritt werden nun die Bewerbungen in die Datenbank hochgeladen. Es öffnet sich die Meldung ´Sie sind dabei, eine Anfügeabfrage auszuführen, die Daten in Ihrer Tabelle ändern wird.´