Ad-Hoc-Termin

Allgemein

• Checke deine Mails regelmäßig, damit unsere Info auch ankommt :-D
• Wenn du die Mail gelesen hast, gib uns kurz per Mail Bescheid, dass du sie bekommen hast. Ein kurzes "OK" reicht völlig. Dann wissen wir, dass die Info bei dir angekommen ist, ansonsten haken wir nach ;-)
• Kontaktiere den Bewerber innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der Mail und vereinbare einen Termin mit ihm.
• Gib uns dann per Mail Bescheid, wann (Datum und Uhrzeit) und wo der Termin stattfindet.
• Wenn du nach Ablauf der 24 Stunden zu keinem Termin mit dem Bewerber gekommen bist, informiere uns per Mail, dass es nicht geklappt hat. Du musst dich dann nicht mehr um den Bewerber kümmern. Wir legen ihn dann auf Ablage, kontaktieren ihn also nicht mehr. Er kann sich ja selbst melden und sich somit reaktivieren.
• Sollte der Bewerber sich später noch bei dir melden, vereinbare einen Termin mit ihm und informiere uns per Mail wie oben beschrieben.
• Schicke uns nach deinem Termin am besten sofort deine Unterlagen
  aber allerspätestens bis zum nächsten Morgen um 6:00 Uhr

Bei Skype-Terminen

• Der Bewerber muss alle technischen Voraussetzungen erfüllen, dazu gehört ein Notebook mit Kamera und Lautsprecher auf dem auch Skype installiert ist, und ein angemessenes Netz, damit eine gute Kommunikation möglich ist.
• Kommuniziere klar, dass der Bewerber sich mit Video-Übertragung anmelden muss, denn eine Tonkonferenz allein reicht nicht aus.
• Sollte das Skype-Gespräch nicht richtig funktionieren, z.B. weil der Bewerber eine schlechte Verbindung hat, halte den Termin nicht sondern verschiebe ihn, bis bei dem Bewerber alles passt.
• Beim Skype-Termin gilt Pünktlichkeit genauso wie bei einem Standort-Termin. Wie immer solltest du die „akademische Viertelstunde“ abwarten. Meldet sich der Bewerber zu spät, steht es dir frei, den Termin nicht zu halten und mit dem Bewerber einen neuen Termin zu vereinbaren.

Bei Ad-Hoc-Terminen

• Wähle als Location ein passendes (studentisches) Café o.ä., mit einer ruhigen Ecke, in der man sich gut unterhalten kann.
• Reiche die Quittungen für Getränke, die beim Termin konsumiert wurden, einmal im Monat, entsprechend dem Muster für Kostenerstattungen, ein.
• Beim Ad-Hoc-Termin gilt Pünktlichkeit wie bei einem direkten Termin. Wie immer solltest du die „akademische Viertelstunde“ abwarten. Meldet sich der Bewerber zu spät halte den Termin nicht sondern verschiebe ihn oder verweise ihn auf uns zurück.

Vorgehensweise (für Ad-Hoc- und Skype-Termine)

• sobald die Entscheidung zur Einladung des Bewerbers gefallen ist, legen wir einen 'leeren Termin' an. Der zuständige Scout erhält direkt im Anschluss eine Email von uns, die die Informationen zum Bewerber und die Bitte, diesen innerhalb von 12h zu kontaktieren und uns innerhalb von 24h Bescheid zu geben, enthält.
• "Erstpaket": Der Scout sollte den Bewerber unmittelbar nach Erhalt und Lesen der Mail bis spätestens in die Abendstunden zum ersten Mal telefonisch kontaktieren. Wenn dieser nicht zu erreichen ist, spricht der Scout ihm auf die Mailbox bzw. verschickt eine SMS und/oder Email.
• Im gleichen Zuge informiert der Scout uns per Email wie der Stand der Dinge ist, sodass auch wir eine genaue Information darüber haben, auf welchem Status sich der Bewerber befindet. Diese Info muss uns bis spätestens zum nächsten Tag 08:00 Uhr Vormittag vorliegen.
• Hierbei spielt es keine Rolle, ob der erste Kontaktversuch ein
  • Erfolg (Scout kann Bewerber erreichen und sie vereinbaren einen Termin)
  • Verzug (Scout kann Bewerber erreichen, Terminvereinbarung verschiebt sich aber aus sonstigen Gründen)
  • Misserfolg ist. (Scout kann Bewerber nicht errreichen). Wir brauchen in jedem Fall eine Information, ansonsten wird der Scout angemahnt!

• Zweitpaket: Erhält der Scout vom Bewerber keine Rückmeldung innerhalb der 24h, kontaktiert er ihn nach Ablauf dieser Zeit ein zweites Mal. Auch hier wird uns der Stand der Dinge danach sofort per Email mitgeteilt.
• Falls der Scout den Bewerber wieder nicht erreichen kann, muss er nach der Mitteilung an uns nichts mehr machen. Der Bewerber wird von uns auf 'NoShow' und 'Ablage' gesetzt, kann sich aber natürlich wieder reaktivieren.