Fahrtkosten-Bewerber

Fahrtkostenerstattung für Bewerber die beim Vorstellungsgespräch waren

Was braucht man um eine Fahrtkostenerstattung zu bearbeiten?

1. Name des Bewerbers

2. Ort und Datum des Vorstellungsgespräches

3. Vollständige Bankdaten

4. Fahrkarten bzw. zurückgelegte Fahrtroute

Anträge bearbeiten

Anträge für eine Fahrtkostenerstattung können digital oder analog bei uns eingehen.

a. digitale Fahrtkostenrückerstattung (FKE):

- Email des Bewerbers befindet sich in '_P2_Fahrtkosten'.

- Bewerber in der Datenbank Identifizieren.

- Wenn Bewerber mit der Bahn gekommen ist, dann Email und die beigefügten Tickets ausdrucken.

- Wenn Bewerber mit dem Auto angereist ist, dann Email mit der Kilometerzahl ausdrucken.

b. analoge Fahrtkostenerstattung (FKE):

- Fahrtkosten (FK) kommen per Post.

- FK befinden sich in der Ablage "Fahrtkostenerstattung".

- Wenn der Bewerber mit der Bahn angereist ist, wird das Ticket auf ein weißes DIN A4 Blatt geklebt.

zu a. und b.

- Prüfen, ob der Bewerber schon FK erhalten hat (im Feld "Bank" prüfen, ob das Feld leer ist und ob Mail "FahrtKostOK" versendet wurde).

- Wenn noch keine FK erstattet wurden, dann in Feld "Start-Ort zum Termin" den Startort eintragen (oft ist es der Wohnort oder der nächste Bahnhof).

- Wenn der Bewerber mit dem Auto angereist ist, erhält er eine Pauschale von 0,15€ pro Kilometer. Dazu wird auf das Kästchen mit den Stift geklickt. Es werden die Kilometer von PLZ zu PLZ berechnet, diese Zahl wird mit den angegebenen Kilometern verglichen, wenn soweit alles passt, kann der Betrag berechnet werden.

- Danach muss man im Feld "Bank" die Kontodaten eintragen:

        - Wenn die Bankverbindung in der Email mit drin ist, wird sie dort raus kopiert.
        - Wenn die Bankverbindung nicht in der Email ist, der Bewerber aber ins Team angereist, kann die Bankverbindung aus dem Wesser Studio entnommen werden.
        - Wen die Bankverbindung weder in der Mail noch im Wesser Studio ist, muss nach der Bankverbindung beim Bewerber nachgefragt werden --> Mail wird dann in einen Unterordner "FKE" im grünen Ordner des Bewerbers verschoben.

- Wenn die IBAN vorhanden ist und im Feld Bank eingetragen wurde, dann muss die IBAN überprüft werden. Dazu muss man das Feld "ibanr.de" anklicken. Es öffnet sich die Seite eines Ibanrechners, dann muss man die IBAN einfügen und wenn 4 gründe Hacken vorhanden sind, ist die IBAN in Ordnung.

- Die unteren Felder mit "Ja/Nein?" wird mit "Ja" anklickt, dann wird der Preis der erstattet wird in das Feld "Betrag" eingepflegt und zum Schluss wird noch das aktuelle Datum eingefügt.

- Danach druckt man die FKE aus, indem man auf "FKE" klickt. Die Seite wird in Farbe ausgedruckt und unterschrieben.

- Dann wird die Seite "FKE" mit der Emails und dem Ticket gescannt.

- Die Seiten werden getackert und in das Fach "Irene Kunze" abgelegt.

- Der Scan mit den FKE wird im grünen Ordner des Bewerbers ("Datum-FK-Zahlung") abgelegt.

- Mail an den Bewerber wird verschickt, indem man auf das Kästchen mit dem @ klickt.

zu a. Zum Schluss wird die Mail vom Postfach verschoben.

Noch zu klärende Punkte Bewerber hat FK geschickt, hat aber noch keine Zusage erhalten und keine Bankverbindung mitgeschickt