Rechnungen

Auf der Seite wird beschrieben wie eingehende Rechnungen und damit eng verbundene Dokumente wie davorstehende Verträge oder manchmal nachfolgende Zahlungserinnerungen behandelt werden. Wir unterscheiden dabei zwischen Standort-Rechnungen (Rechnungen an den Standort mit einen Termin verbunden), Bewerber-Fahrtkosten (Rückerstattungen für An- und Abreise-Kosten für Bewerber (Teilnehmer) am Vorstellungsgespräch, Scout-Abrechnungen (im Allgemeinen Abrechnungen an Scouts inklusive Spesen-Erstattung) und allen anderen, den Allgemeinen Rechnungen.

Allgemeine Rechnungen

Die Rechnung kommt rein.

1.Schritt: Die Rechnung wird von irgendjemandem geprüft. Wenn Rechnung ok, mit Bleistift einen Haken neben die Rechnungssumme setzen, o.k. und das Kürzel dazu schreiben. KEIN DATUM dazu schreiben!

2. Schritt: Die Rechnung an raw weitergeben.

3. Schritt: Wenn Rechnung in rot von raw abgezeichnet (inkl. Datum), Rechnung scannen.

4. Schritt: Rechnung im Scanfolder umbenennen: Jahr-Monat-Tag (Datum der roten Abzeichnung!)-Rechnung-Empfänger-Rechnungssumme.pdf, z.B.: 2014-03-10-Rechnung-Google-12196,32.pdf

5. Schritt: Öffne ein zweites Fenster. Gehe in: G-Akquis, _Aktuell2014, Rechnungen-und-Co. Dort gibt es 3 Ebenen: Job-Portale-und-Co, SEO-SEM-WEB-SMS, Telefon-und-Co. Verschiebe die Rechnung in den passenden Ordner, je nachdem um was für eine Art Rechnung es sich handelt.

6. Schritt: Mache die Rechnung auf und checke nochmal ob alles passt.

7. Schritt: Die Rechnung in den 4. Stock bringen und bei Frau Kunze ins Fach legen.

Ablauf: Angebot - Rechnung - Mahnung

Das Angebot kommt rein.

[*http://spielwiese.wesser.de/mediawiki/images/b/b6/2013-11-28-Absolventa-Angebot-Fax.PDF Angebot]

Wenn das Angebot akzeptiert wird, dann kommt die Rechnung rein:

Rechnung

Wird die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen, oder ist sie bereits beglichen und es liegt ein Fehler aufseiten des Empfängers vor, kommt eine Mahnung:

Mahnung

1. Schritt: In diesem Fall handelt es sich um eine letzte Mahnung. Bei einer letzten Mahnung muss geprüft werden, ob wir wirklich bereits vorher Mahnungen bekommen haben oder ob dies die erste Mahnung ist. Je nachdem kann die Sache unterschiedlich gehandhabt werden. Auf Mahnung angegebenen Rechnungsbetrag kontrollieren. Gehe dazu in die Termin-Datenbank und überprüfe die auf der Mahnung angegebenen Termine mit der jeweiligen Summe.

2. Schritt: Kopiere die Mail und das angehängte PDF (wenn vorhanden) in den Ordner des Termins, in dem auch die Rechnung abgelegt ist.

3. Schritt: Halte Rücksprache mit rw was nun zu tun ist, und leite die Mail an rw weiter.

Standort Rechnungen

Die Rechnung landet im Posteingang, Rechnung in den Ordner EBC-Rechnungen verschieben.

1. Schritt: Drucke die Rechnung aus.

2. Schritt: Gehe in die Datenbank und klicke auf Interview:

Gehe dort auf den richtigen Termin. Gleiche Datum, Summe (Raum und Getränke) mit der Rechnung ab. Achte darauf, dass der Großteil stimmt. Auf 1 oder 2 zu viel berechnete Getränke kommt es nicht an, da oft auch versehentlich weniger berechnet wird, was wir dann auch nicht anmerken. Bei groben Fehlern nachhaken. Schreibe mit Bleistift den Standort auf die Rechnung, beachte dazu von welchem Absender die Mail kommt. Achtung: Nicht immer stimmt die Adresse des Standorts auf der Rechnung mit dem Absender der Mail überein, im Zweifel zählt der Absender. Wenn Rechnung ok, setze mit Bleistift einen Haken neben die Rechnungssumme und schreibe o.k. und dein Kürzel dazu. schreiben. KEIN DATUM dazu schreiben!

3. Schritt: Gebe die Rechnung an raw weiter.

4. Schritt: Wenn Rechnung in rot von raw abgezeichnet (inkl. Datum), scanne die Rechnung.

5. Schritt: Die Rechnung ist jetzt im Scanfolder. Benenne die Rechnung im Scanfolder um: Jahr-Monat-Tag (Datum der roten Abzeichnung!)-Haus-Rechnung-Stadt-Standort-Rechnungssumme.pdf, z.B.: 2014-03-10-EBC-Rechnung-Köln-KölnTurm-60,21.pdf

6. Schritt: Öffne den Termin als zweites Fenster und klicke auf den gelben Ordner oben links. Es erscheint ein Fenster, der Termin-Ordner.

Verschiebe die Rechnung in den Termin-Ordner.

7. Schritt: Trage die Gesamtsumme (Getränke + Raum) in das Feld Raum Miete ein:

8. Schritt: Scrolle mit der Maus einmal vor und zurück und checke nochmal ob die Gesamtsumme eingetragen ist, öffne den Termin-Ordner und dann die Rechnung und checke ob alles passt.

9. Schritt: Wenn alles passt, bringe die Rechnung in den 4. Stock und lege sie bei Frau Kunze ins Fach. Mehrseitige Rechnungen werden getackert.

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerung/Mahnung geht ein.

1. Auf Mahnung angegebenen Rechnungsbetrag kontrollieren. Gehe dazu in die Termin-Datenbank und überprüfe die auf der Mahnung angegebenen Termine mit der jeweiligen Summe.

2. Kopiere die Mail und das angehängte PDF (wenn vorhanden) in den Ordner des Termins, in dem auch die Rechnung abgelegt ist.

3. Halte Rücksprache mit rw was nun zu tun ist, und leite die Mail an rw weiter.

Scout Abrechnungen

Alle Scouts werden in der Regel einmal im Monat abgerechnet, sprich sie bekommen dann eine Zahlung die sich aufgrund der bisher erbrachten Leistung ergibt. Die monatliche Abrechnung wird nur dann vorgenommen, wenn das Saldo mind. 100 Euro beträgt.

Neben der Abrechnungen für die Scouts (also die Zahlungen für die erbrachte Leistung), die von uns automatisch (monatlich) erstellt wird, sollten auch Spesen die die Scouts verursacht haben nach Möglichkeit monatlich erstattet werden. Dies erfolgt nicht automatisch sondern erst nach Anforderung (Speseneingang) durch den Scout. Wir sollten trotzdem im Auge behalten, wer von den Scouts "Auswärts-Termine" gehabt hat und wir sollten entsprechend mit der Monatsabrechnung ihn auch an die Spesen erinnern.

Fokus

Um alle notwendigen Daten des Scouts sehen zu können, musst du den Fokus haben, d.h. du musst als Erster die Datenbank geöffnet haben, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen.

Um den Fokus zu erhalten, musst du alle bitten aus der Datenbank rauszugehen. Daraufhin musst du als Erster die Datenbank öffnen.

• Klicke dann im Hauptmenü der Datenbank auf Applicant:

• Klicke beim Feld Anreise auf den Pfeil, der nach oben zeigt:

Den Fokus hast du, wenn du die Daten des Mitarbeiters im Daten-Feld sehen kannst. Es kann sein, dass du ein paar Datensätze vor scrollen musst, bis ein ausgefülltes Daten-Feld auftaucht:

• Lasse dieses Fenster immer geöffnet, damit du den Fokus behälst!

• Solltest du ein Telefonat annehmen / einen Mitarbeiter suchen, öffne ein neues Fenster.

• Verschiebe das Applican-Fenster und wähle über das Hauptmenü der aktuellen Datenbank nun das Scout-Verzeichnis:

• Wähle den abzurechnenden Scout über Scout-Kurzwahl (einfach die ersten beiden Buchstaben des Vor- und Nachnamen eingeben z.B. Ines Böhret = inbö )

Drücke enter:

Es erscheint der Datensatz des Scouts.

• Klicke dann auf Konto:

Jetzt kannst du die aktuellen Scout-Daten sehen:

Falls stattdessen folgende Meldung erscheint:

bedeutet das, dass du keinen Fokus hast.

Konto

Sobald du den Fokus hast, kannst du das Konto des Scouts einsehen, und die einzelnen Termine und Honorare noch mal überprüfen. Alle Details zur Scoutbezahlung findest du auf der entsprechenden Seite.

Hier siehst du dann, wieviel dem Scout bereits ausgezahlt wurde und was das aktuelle Saldo ist:

Um zu überprüfen, ob die vorherigen Zahlungen tatsächlich bereits durchgeführt wurde, klicke auf den Ordner:

Hier findest du im Unterordner 2014 die bereits durchgführten Zahlungen:

Und die abgezeichneten Honorar-Abrechnungen als pdf:

Zahlung

• Um nun eine neue Auszahlung zu veranlassen gehe auf "Zahlung":

• Öffne hier unbedingt einen neuen Datensatz!

• Hier gibt man nun den Empfänger ein, den Betrag des Saldo (siehe Konto) als Minusbetrag!

• Bei der "kurzen Anmerkung" schreibe: Honorar per Monat

• Gehe einmal auf vor und zurück (Pfeilsymbole unten), damit der Datensatz gespeichert ist

• Klicke nun auf "Abrechnungs-Brief erstellen" :

Falls folgende Fehlermeldung erscheint:

einfach auf ok klicken.

Dann öffnet sich der Brief:

Falls im Brief statt Anschrift, Bankverbdinung etc. nur "Typ" stehen:

wurde der Datensatz nich abgespeichert. D.h. du musst noch mal vor und zurück und den Brief dann erneut öffnen.

• Zum Ausdrucken ZUERST den Color Drucker wählen und dann unter Eigenschaften "Briefkopfpapier" wählen:

Abzeichnen

• Gehe im Datensatz nochmal vor und zurück und dann erneut auf Konto.

• Ist das Saldo = 0 wurde der richtige Betrag abgerechnet:

• Drucke die Übersicht aus.

• Zeichne die Abrechnung mit Bleistift ab (o.k. und Kürzel), und lass sie dann von Robert abzeichnen.

• Dieses Dokument und die Übersicht ("Konto") werden dann an Frau Kunze weitergeleitet.

• Scanne das abgezeichnete Dokument über die Emai- Funktion (dadurch wird die pdf auf ca. 30 kb komprimiert) ein und lege es im Ordner des Scouts ab:

• Im aktuellen Unterordner:

• Und speicher den Scan hier im Format: Jahr-Monat-Tag-Scout-Zahlung (z.B. 2014-28-03-Scout-Zahlung):

• Gehe auf Detail:

• Und dann auf "PDF oder XPS" in der oberen Leiste:

• Speicher die pdf im Ordner des Scouts und dann unter Jahr-Monat-Tag-Scout-Detail(Pfad z.B. G:\G-Akquis\Bewerber\0000\Scouts\106\2014\März\2014-04-01-Scout-Detail.pdf)

• Wiederhole diese Schritte für "Konto" und "Total"

E-mail

Zur Information der Scouts schicke ihnen noch eine Email zu mit der aktuellen Abrechnung als Anhang.

• Betreff: Deine Scout-Abrechnung

• Text: Liebe xxx, anbei die Scans deiner Scout-Abrechnung. Die Zahlung dafür geht diese Woche an dich raus.

• Anhang:Scout-Details, Scout-Total, Scout-Konto, Scout- Zahlung

• CC: Robert, Angelina etc.

Die Größe der Anhänge sollte 1 MB nicht überschreiten.