Anrufbeantworter - Maileingang

Maileingang (Bearbeitung, sobald eine Mail eingeht)

Allgemein

Cloud-Anrufbeantworter

Im Gegensatz zu unserem "alten" Anrufbeantworter ist der neue IP-AB in der "Cloud", also im Internet zu finden. Alle Aufnahmen die dort jemand draufspricht werden zuerst mal gespeichert und dann in Folge zu uns per Mail, in Form einer angehängten Audiodatei, zugesendet.

Diese Mail wird in den aktuellen Einstellungen an das gemeinsame Postfach "Wesser-Job-Haus" gesendet.

Vorgehensweise

Posteingang

Im Posteingang „Wesser Job-Haus“ die E-Mail öffnen. Anhand der Telefonnummer den Anrufer identifizieren und in der Access Datenbank heraussuchen.

Anrufer in der Datenbank suchen

Den Button "AB" drücken und die Anrufzeit aus der Email eintragen.

Mailbox am Telefon abhören

Am Telefon *79150 wählen und die Taste OK drücken. Man hört die Ansage "Nebenstelle 50, Passwort". Nun 1111 wählen.

Die Nachricht wird abgespielt (bei mehreren die älteste zuerst), anhand der Uhrzeit und Telefonnummer prüfen, ob der richtige Anrufer aus der Email identifiziert wurde.

Mailbox-Nachricht löschen

Nach dem Abhören und Bearbeiten die Nachricht mit Drücken auf die Wähltaste 7 löschen. Danach mit der Taste 6 die nächste Nachricht anhören oder mit X beenden.

Email verschieben

Die Benachrichtigungs-Email aus dem Posteingang ins Archiv verschieben bzw. an die zuständige Abteilung weiterleiten.